Reglas automáticas: clasificá una vez

Las reglas automáticas son lo que hace la diferencia entre pasar el PDF a Excel y llevar la gestión de un cliente. Una regla dice “todo movimiento que contenga esta palabra va a este concepto”. La creás una vez y Dátika la aplica sola en cada proceso nuevo y en cada mes que agregás. Lo que clasificaste en enero queda clasificado en febrero.

Cómo funcionan

• Vale para un cliente y un banco. Una regla creada para un cliente y un banco no se aplica a otro cliente ni a otro banco.
• Se aplica sola. En cada procesamiento nuevo y cada vez que agregás un mes.
• Busca texto. Compara las palabras que escribís con la descripción del movimiento y con los campos Adicional 1 y 2. No distingue mayúsculas.
• No pisa tu trabajo. Nunca cambia un movimiento que reimputaste a mano, ni uno dividido, ni los conceptos reservados.

Si sos colaborador, para crear, editar o eliminar reglas necesitás el permiso Parametrizar. Cualquiera puede ver la lista.

Crear una regla

1. En la grilla, tocá + Reglas, abajo a la izquierda. Se abre Reglas automáticas con el cliente y el banco arriba y la lista de tus reglas.

   Captura pendiente: reglas-01-lista

   Ventana Reglas automáticas con dos o tres reglas, cada una con sus palabras, su concepto y la insignia Egreso o Ingreso.

2. Tocá Nueva regla.

3. En Tipo de movimiento, elegí Egreso (pago / débito) o Ingreso (cobro / crédito). La regla solo se aplica a movimientos de ese tipo.

4. En Palabras a buscar, escribí lo que identifica al movimiento, por ejemplo EDENOR, METROGAS.

   • Separá con coma para que coincida con cualquiera de las palabras: EDENOR, METROGAS.
   • Separá con + para exigir todas juntas: AFIP + IVA.

5. Si querés, tocá acotar a campos específicos para buscar solo en la descripción, en el Adicional 1 o en el Adicional 2. Tiene que quedar al menos uno tildado.

6. En Concepto a asignar, elegí el concepto destino. Tiene que existir: si no, crealo antes en el Panel de conceptos.

   Captura pendiente: reglas-02-nueva-regla

   Formulario Nueva regla completo con el tipo, las palabras separadas por coma y el concepto elegido.

7. Mirá la vista previa. Apenas completás el formulario, Dátika busca coincidencias en el proceso que tenés abierto y te muestra cuántos movimientos coinciden.

8. Decidí si aplicás la regla a lo que ya cargaste. La casilla Reimputar los movimientos anteriores que ya coinciden en este proceso viene tildada, con la cantidad (por ejemplo “12 de 40”). Debajo, una tabla con fecha, descripción, concepto actual y monto te deja destildar los que no querés cambiar. Si alguno ya tiene otro concepto asignado, Dátika te lo avisa.

9. Tocá Crear regla o, si vas a reimputar, Crear y aplicar a N mov.

Dátika te confirma con un aviso como “Regla creada. 12 movimiento(s) reimputado(s)” y actualiza la grilla. Si ningún movimiento coincide todavía, avisa que la regla se guardó y se aplicará a los próximos procesos.

Captura pendiente: reglas-03-vista-previa

Formulario con la vista previa de coincidencias, la casilla de reimputar y la tabla para elegir qué movimientos cambiar.

Cómo elegir las palabras

• Usá lo que se repite: el nombre del proveedor, del servicio o del impuesto tal como figura en el banco.
• Cuanto más específica, mejor. Si la palabra es muy corta o común, la regla puede coincidir con movimientos que no querías. Si coincide con demasiados (más de 10.000), Dátika no la guarda y te pide acotar las palabras.
• Mirá la vista previa antes de guardar. Es la forma de comprobar que la regla agarra lo que querés.

Qué pasa si hay varias reglas que coinciden

Gana la regla con la palabra más larga. Si empatan, gana la más antigua. Una regla también puede cambiar el concepto que había asignado el sistema o una regla anterior; solo respeta lo que hiciste a mano.

Editar o eliminar una regla

• Editar: en la lista, tocá Editar en la regla. Podés cambiar las palabras, el tipo o el concepto, y de nuevo elegir si aplicás el cambio a lo ya cargado.
• Eliminar: tocá Eliminar y confirmá. Los movimientos ya procesados no se revierten, y los próximos procesos no usarán esa regla.

Si algo no sale

Mensaje	Qué significa
“Ya existe una regla activa con la misma keyword y tipo para este cliente/banco”	Ya tenés esa regla. Editala en lugar de crear otra.
“El concepto … no existe en el catálogo del cliente”	Creá el concepto en el Panel de conceptos y volvé a intentar.
“… es un concepto reservado del sistema”	No podés usar SIN ASIGNAR ni SALDO INICIAL como destino.
“La regla es demasiado amplia”	Las palabras coinciden con demasiados movimientos. Acotalas.
“El proceso se está procesando en este momento”	Esperá a que termine para crear la regla.
“No pudimos cargar tus reglas”	Es un problema de conexión. Tocá Reintentar.